Trong quản lý hậu cần và kho bãi, độ chính xác và tốc độ là điều cần thiết. Từ thời điểm khách hàng đặt hàng cho đến khi đơn hàng được giao đến tận nhà, có nhiều bước phải được thực hiện liền mạch. Một trong những công cụ quan trọng nhất nhưng thường bị đánh giá thấp trong quy trình này là phiếu lấy hàng.
Hãy nghĩ về phiếu lấy hàng như là cầu nối giữa các đơn hàng kỹ thuật số và sản phẩm vật lý. Đây là tài liệu đảm bảo đúng mặt hàng được lấy, đúng số lượng và được gửi đến đúng nơi. Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ khám phá mọi thứ bạn cần biết về phiếu lấy hàng, bao gồm phiếu lấy hàng là gì, cách thức hoạt động, các loại phiếu khác nhau, các lỗi thường gặp và cách sử dụng hiệu quả hơn.
Vé chọn là gì?
Phiếu lấy hàng là một tài liệu được sử dụng trong hoạt động kho để hướng dẫn nhân viên thu thập các mặt hàng cho đơn đặt hàng của khách hàng. Nó hoạt động như một danh sách mua sắm dành cho người lấy hàng trong kho, cho họ biết cần lấy những mặt hàng nào, số lượng bao nhiêu và vị trí lưu trữ của từng mặt hàng trong kho. Tài liệu này được tạo ra khi đơn đặt hàng được tiếp nhận và xử lý bởi bộ phận kho. Hệ thống quản lý nhà kho (WMS).
Phiếu lấy hàng có thể là bản in vật lý hoặc hồ sơ kỹ thuật số có thể truy cập thông qua các thiết bị cầm tay như máy quét mã vạch hoặc máy tính bảng. Chúng giúp nhân viên kho hoàn thành nhiệm vụ của mình hiệu quả hơn bằng cách cung cấp cho họ tất cả các chi tiết cần thiết ở một nơi. Mặc dù khái niệm này đơn giản, nhưng tác động đến hoạt động là rất đáng kể. Nếu không có phiếu lấy hàng hoặc hệ thống thay thế thực hiện cùng vai trò, đơn hàng sẽ chậm được thực hiện hơn và dễ xảy ra lỗi hơn.
Tại sao phiếu lấy hàng lại quan trọng trong hậu cần?
Mặc dù có kích thước nhỏ, nhưng phiếu lấy hàng có vai trò rất lớn trong chuỗi hậu cần. Chúng đóng vai trò trung tâm trong việc đảm bảo đơn hàng của khách hàng được thực hiện chính xác, hiệu quả và đúng hạn. Sau đây là một số lý do chính tại sao chúng lại cần thiết:
- Phòng ngừa lỗi: Một phiếu lấy hàng được sắp xếp hợp lý giúp dễ dàng xác định và lấy đúng sản phẩm. Điều này làm giảm khả năng giao hàng không đúng hoặc không đầy đủ, có thể tốn kém về mặt thời gian và lòng tin của khách hàng.
- Hiệu quả hoạt động: Bằng cách chỉ rõ vị trí mặt hàng và số lượng cần thiết, phiếu lấy hàng giúp giảm thiểu thời gian tìm kiếm sản phẩm. Điều này dẫn đến việc lấy hàng nhanh hơn, thời gian chu kỳ đặt hàng ngắn hơn và năng suất được cải thiện.
- Hàng tồn kho điều khiểnVé chọn thường được tích hợp với hệ thống quản lý hàng tồn khoKhi hàng hóa được lấy ra, mức tồn kho sẽ được cập nhật tự động hoặc thủ công, đảm bảo mức tồn kho chính xác và giảm thiểu rủi ro. hết hàng or tồn kho quá mức.
- Sự hài lòng của khách hàng: Các đơn hàng được chọn chính xác và giao đúng hạn sẽ nâng cao trải nghiệm của khách hàng. Sự chậm trễ hoặc sai sót do thực hành chọn hàng kém có thể làm hỏng danh tiếng và gây tổn hại đến hoạt động kinh doanh lặp lại.
Cho dù bạn đang điều hành một doanh nghiệp nhỏ Trung tâm thực hiện hoặc lớn phân phối Tại trung tâm này, việc sử dụng phiếu chọn hàng một cách hiệu quả là một phần cơ bản để cung cấp dịch vụ xuất sắc.
Vé chọn bao gồm những gì?
Phiếu lấy hàng có thể có bố cục khác nhau tùy thuộc vào hệ thống quản lý kho hoặc sở thích của công ty, nhưng nhìn chung chúng bao gồm các thành phần chính sau đây giúp người lấy hàng dễ dàng lấy đúng mặt hàng và giảm nguy cơ sai sót.
số thứ tự
Mã định danh duy nhất này liên kết phiếu lấy hàng với đơn hàng cụ thể của khách hàng. Mã này giúp theo dõi tiến trình của đơn hàng trong suốt quá trình lấy hàng, đóng gói và vận chuyển.
Chi tiết khách hàng
Thông thường bao gồm tên người nhận và địa chỉ giao hàng. Một số vé cũng có thể bao gồm thông tin liên lạc trong trường hợp cần xác minh trước khi gửi.
Danh sách sản phẩm chi tiết
Phần chính của vé chọn. Mỗi mục thường bao gồm:
- Tên sản phẩm hoặc mô tả
- Mã hàng hoặc mã mặt hàng
- Số lượng cần chọn
- Đơn vị đo lường
Thông tin địa điểm
Chỉ ra chính xác vị trí lưu trữ từng mặt hàng trong kho. Có thể bao gồm số lối đi, ký hiệu kệ, số thùng và khu vực kho.
Ghi chú xử lý đặc biệt
Phần này nêu bật các hướng dẫn quan trọng như “hàng dễ vỡ”, “bảo quản lạnh”, “nguy hiểm” hoặc “yêu cầu số lô”. Những lưu ý này đảm bảo rằng các mặt hàng được xử lý phù hợp.
Mã vạch hoặc mã QR
Nhiều phiếu lấy hàng hiện đại bao gồm mã có thể quét để xác minh mặt hàng và theo dõi hàng tồn kho nhanh chóng, không có lỗi.
Phiếu lấy hàng phù hợp với quy trình thực hiện như thế nào?
Hiểu rõ vai trò của vé chọn lựa trong bối cảnh này. thực hiện đơn hàng Quy trình này giúp minh họa tầm quan trọng của chúng. Dưới đây là tổng quan từng bước:
- Để nhậnKhách hàng đặt hàng qua trang web, đối tác bán lẻ hoặc hệ thống bán hàng nội bộ. Đơn hàng này được gửi đến kho hàng. hệ thống quản lý đơn hàng.
- Lệnh được dịch thành phiếu lấy hàng: Hệ thống tạo ra một phiếu lấy hàng bao gồm tất cả thông tin cần thiết về việc lấy hàng. Đây có thể là một tài liệu in hoặc phiên bản kỹ thuật số được gửi đến thiết bị di động.
- Quá trình hái bắt đầu: Nhân viên kho sử dụng phiếu lấy hàng để thu thập tất cả các mặt hàng cần thiết cho đơn hàng. Điều này bao gồm việc điều hướng kho dựa trên thông tin chi tiết về vị trí được cung cấp.
- Đã chọn các mặt hàng được xác minh và đóng gói: Sau khi tập hợp tất cả các mặt hàng, chúng được chuyển đến khu vực đóng gói. Tại đây, đơn hàng được kiểm tra độ chính xác, đóng gói an toàn và dán nhãn để vận chuyển.
- Cập nhật về vận chuyển và hàng tồn kho: Lệnh được chuyển giao cho nhà cung cấp dịch vụMức tồn kho được cập nhật dựa trên những mặt hàng đã được lấy ra, khép kín chu trình. hoàn thành quá trình.
Phiếu lấy hàng về cơ bản sẽ hướng dẫn bước ba và bốn, đảm bảo người lấy hàng lấy đúng sản phẩm với số lượng chính xác.
Sự khác biệt giữa vé giấy và vé điện tử là gì?
Cả phiếu lấy hàng bằng giấy và kỹ thuật số đều được sử dụng trong các nhà kho hiện đại và mỗi loại đều có ưu và nhược điểm riêng.
Vé giấy nhặt
Ưu điểm:
- Dễ dàng triển khai, đặc biệt là trong các hoạt động nhỏ hơn
- Không yêu cầu công nghệ hoặc cơ sở hạ tầng đặc biệt
- Có thể sử dụng trong môi trường có kết nối hạn chế
Nhược điểm:
- Dễ bị thất lạc hoặc hư hỏng
- Không có cập nhật hàng tồn kho theo thời gian thực
- Khả năng xảy ra lỗi của con người cao hơn
- Theo dõi và kiểm tra hiệu suất chậm hơn
Vé chọn kỹ thuật số
Ưu điểm:
- Đồng bộ hóa dữ liệu và hàng tồn kho theo thời gian thực
- Giảm thiểu lỗi thông qua mã vạch hoặc RFID quét
- Cho phép theo dõi và phân tích chi tiết
- Có thể tích hợp với hệ thống tự động hóa
Nhược điểm:
- Cần đầu tư vào công nghệ và đào tạo
- Có thể yêu cầu cơ sở hạ tầng mạng ổn định
- Cần bảo trì phần mềm liên tục
Hầu hết các kho hàng đang phát triển cuối cùng cũng chuyển sang hệ thống kỹ thuật số để nâng cao độ chính xác và hợp lý hóa hoạt động, nhưng phiếu lấy hàng bằng giấy vẫn được sử dụng rộng rãi khi tính đơn giản và hiệu quả về chi phí được ưu tiên.
Có những loại phương pháp chọn nào được hỗ trợ bởi phiếu chọn?
Cấu trúc của phiếu lấy hàng thường phụ thuộc vào phương pháp lấy hàng mà kho sử dụng. Các chiến lược hoàn thiện khác nhau đòi hỏi các loại phiếu lấy hàng khác nhau.
Chọn đơn hàng rời rạc
Mỗi người lấy hàng chịu trách nhiệm hoàn thành một đơn hàng tại một thời điểm. Phiếu lấy hàng chỉ phản ánh đơn hàng của một khách hàng, giúp dễ dàng theo dõi và xác minh.
Ưu điểm: Đơn giản và có độ chính xác cao.
Tốt nhất được sử dụng trong: Hoạt động có khối lượng thấp hoặc đơn hàng có sự thay đổi lớn.
Chọn hàng loạt
Nhiều đơn hàng được nhóm lại với nhau theo SKU. Người lấy hàng sẽ thu thập tất cả các đơn vị của một SKU duy nhất cùng một lúc cho nhiều đơn hàng.
Ưu điểm: Giảm thời gian đi bộ và tăng hiệu quả.
Tốt nhất được sử dụng trong: Hoạt động khối lượng lớn với nhiều đơn hàng nhỏ.
Chọn khu vực
Kho được chia thành các khu vực và mỗi người lấy hàng chịu trách nhiệm cho một khu vực. Phiếu lấy hàng được phân đoạn theo đó.
Ưu điểm: Hiệu quả cho các nhà kho lớn. Giảm tắc nghẽn và đi bộ.
Tốt nhất được sử dụng trong: Kho có diện tích lớn hoặc nhiều loại sản phẩm.
Nhặt sóng
Đơn hàng được xử lý theo từng đợt dựa trên các tiêu chí như thời hạn giao hàng hoặc thời gian lấy hàng của đơn vị vận chuyển. Kết hợp các khía cạnh của xử lý theo lô và chọn vùng.
Ưu điểm: Tối đa hóa hiệu quả dựa trên mức độ ưu tiên.
Tốt nhất được sử dụng trong: Hoạt động theo yêu cầu thời gian và môi trường thực hiện phức tạp.
Hiểu được phương pháp nào phù hợp với hoạt động của bạn sẽ giúp bạn thiết kế loại phiếu lấy hàng phù hợp để có kết quả tối ưu.
Một số lỗi thường gặp là gì và làm sao bạn có thể tránh chúng?
Sai sót trong việc chọn hàng có thể dẫn đến chậm trễ giao hàng, trả hàng và khiếu nại của khách hàng. Sau đây là những vấn đề thường gặp khi sử dụng phiếu chọn hàng—và cách tránh chúng:
- Đã chọn sai SKU: Rất dễ nhầm lẫn giữa các sản phẩm có vẻ ngoài tương tự nhau. Luôn kiểm tra SKU và mô tả.
- Số lượng không đúng: Việc lấy quá ít hoặc quá nhiều một mặt hàng có thể gây ra vấn đề ở phía sau. Kiểm tra lại số lượng và sử dụng máy đếm hoặc máy quét.
- Các mục bị bỏ qua: Việc vô tình bỏ qua một mục là một sự giám sát phổ biến. Đánh dấu các mục rõ ràng hoặc sử dụng danh sách kiểm tra kỹ thuật số.
- Bỏ qua hướng dẫn: Các hướng dẫn đặc biệt như “bảo quản lạnh” hoặc “hàng dễ vỡ” đôi khi bị bỏ qua. Hãy ghi chú rõ ràng trên vé.
- Vé chọn lỗi thời: Sử dụng phiếu không phản ánh tình trạng hàng tồn kho theo thời gian thực có thể dẫn đến việc chọn phải những mặt hàng không có sẵn. Luôn đảm bảo bạn đang sử dụng phiên bản mới nhất.
Việc giảm thiểu những lỗi này sẽ cải thiện hiệu quả và sự hài lòng của khách hàng.
Thực hành tốt nhất khi sử dụng vé chọn là gì?
Để tận dụng tối đa quá trình chọn vé, hãy cân nhắc những mẹo thực tế sau:
1. Tổ chức các lối đi một cách hợp lý
Sắp xếp phiếu lấy hàng sao cho chúng đi theo một đường đi qua kho hàng để giảm thiểu việc đi bộ. Một số hệ thống tự động sắp xếp theo vị trí.
2. Ưu tiên các mặt hàng có khối lượng lớn
Cất những đồ dùng thường dùng gần khu vực đóng gói để giảm thời gian lấy đồ.
3. Đầu tư vào các công cụ quét
Quét mã vạch hoặc mã QR giúp tăng tốc độ và giảm sai sót, đặc biệt khi kết hợp với phiếu lấy hàng kỹ thuật số.
4. Cung cấp đào tạo thường xuyên
Đào tạo nhân viên không chỉ về cách đọc phiếu lấy hàng mà còn về cách bố trí kho và các công cụ. Ngay cả những người lấy hàng có kinh nghiệm cũng được hưởng lợi từ việc ôn tập định kỳ.
5. Sử dụng vòng phản hồi
Khuyến khích người hái báo cáo lỗi, sự không nhất quán hoặc cách bố trí khó hiểu trên phiếu hái để có thể cải thiện quy trình.
Những chiến lược này giúp xây dựng hệ thống thực hiện đơn hàng nhanh hơn, thông minh hơn và chính xác hơn.
Những câu hỏi thường gặp về vé pick
Câu hỏi 1. Sự khác biệt giữa phiếu lấy hàng và phiếu đóng gói là gì?
A1. Nhân viên kho sử dụng phiếu lấy hàng để xác định vị trí và lấy hàng cho một đơn hàng, trong khi phiếu đóng gói được đính kèm trong lô hàng và cho khách hàng biết những mặt hàng nào có trong gói hàng.
Câu 2. Có thể sử dụng phiếu mua hàng cho một phần đơn hàng không?
A2. Có, có thể tạo phiếu lấy hàng cho các đơn hàng một phần nếu một số mặt hàng hết hàng hoặc được vận chuyển từ các địa điểm khác nhau. Hệ thống thường cập nhật phiếu để chỉ phản ánh các mặt hàng có sẵn.
Câu hỏi 3. Tôi có cần hệ thống quản lý kho để tạo phiếu lấy hàng không?
A3. Không nhất thiết. Trong khi WMS tự động hóa quy trình, bạn cũng có thể tạo phiếu lấy hàng thủ công hoặc bằng phần mềm cơ bản như bảng tính hoặc công cụ quản lý đơn hàng, đặc biệt là trong các hoạt động nhỏ hơn.
Câu hỏi 4. Làm thế nào tôi có thể giảm thiểu sai sót khi sử dụng vé chọn?
A4. Sử dụng mô tả mặt hàng rõ ràng, bao gồm mã vị trí kho và triển khai quét mã vạch. Đào tạo thường xuyên và định dạng rõ ràng cũng giúp ngăn ngừa lỗi khi chọn hàng.
Câu hỏi 5. Vé số kỹ thuật số có tốt hơn vé giấy không?
A5. Phiếu lấy hàng kỹ thuật số cung cấp thông tin cập nhật theo thời gian thực, giảm lỗi của con người và tích hợp với hệ thống kiểm kê. Chúng thường tốt hơn cho các hoạt động khối lượng lớn hoặc nhanh, mặc dù giấy vẫn có thể hoạt động tốt trong các thiết lập đơn giản hơn.
Tóm lại, Phiếu lấy hàng trong hậu cần là một tài liệu liệt kê các mặt hàng, số lượng và địa điểm lưu trữ cần thiết để hoàn thành đơn hàng của khách hàng từ kho.
